П О Л О Ж Е Н И Е о работе с персональными данными личного состава Главного управления МЧС России по Свердловской области

Утверждено

приказом Главного управления

МЧС России по Свердловской области

от 19.03.2007г. № 220

П О Л О Ж Е Н И Е

о работе с персональными данными личного состава

Главного управления МЧС России по Свердловской области

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяется порядок получения, учета,  обработки, накопления, хранения, передачи, защиты и любого другого использования персональных данных личного состава, а также ведения личных дел (в случае, когда это предусмотрено) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. Настоящее положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом  от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом  от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Указом Президента РФ от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», нормами Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .

1.3. В настоящем Положении будут использоваться следующие термины и определения:

Сотрудник, военнослужащий, работник, государственный служащий (далее - «Личный состав») - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с Главным управлением (далее - «Работодатель»).

«Персональные данные» - любая информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни, позволяющие идентифицировать его личность;

«Обработка персональных данных» - действия с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

«Распространение персональных данных» - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

«Использование персональных данных» - действия  с персональными данными, совершаемые Работодателем в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

«Конфиденциальность персональных данных» - обязательное для соблюдения Работодателем или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

«Защита персональных данных» - деятельность управомоченных лиц по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации о конкретном сотруднике (военнослужащем, работнике, государственном служащем), полученной Работодателем в связи с трудовыми отношениями.

1.4. В соответствие с п.1 ч.2 ст.22 и п.1,2 ч.2 ст.6 ФЗ «О персональных данных» Главное управление осуществляет обработку персональных данных Личного состава без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных и без получения согласия на обработку персональных данных со стороны Личного состава.

2. Состав персональных данных

2.1. Состав персональных данных сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего):

- анкета;

- автобиография;

- документы об образовании;

- сведения о трудовом и общем стаже;

- сведения о предыдущем месте работы;

- сведения о составе семьи;

- паспортные данные;

- сведения о воинском учете;

- сведения: о заработной плате работников, денежном содержании

  сотрудников и военнослужащих;

- сведения о социальных льготах;

- специальность;

- занимаемая должность;

- размер заработной платы, денежного содержания;

- наличие судимостей;

- адрес места жительства;

- домашний телефон;

- содержание трудового договора, контракта;

- подлинники и копии приказов по личному составу;

- личные дела и трудовые книжки;

- материалы проверки по оперативным учетам и месту жительства;

- основания к приказам по личному составу;

- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников (военнослужащих, работников, государственных служащих), их аттестации, служебным расследованиям;

- копии отчетов, направляемые в органы статистики;

- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;

- результаты психологического обследования;

- фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего);

- сведения о допуске к государственной тайне;

- рекомендации, характеристики и т.п.

2.2. Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть порядок работы с ними регламентирован действующим законодательством РФ и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий. Данные требования установлены ст. 86 Трудового кодекса РФ, ФЗ «О персональных данных» и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудового отношения.

3. Обязанности Работодателя

3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Работодатель и его представители при обработке персональных данных Личного состава обязаны соблюдать следующие общие требования:

3.1.1. Обработка персональных данных Личного состава может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности Личного состава, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных Личного состава Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

3.1.3. Все персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) следует получать у него самого. Если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены Работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными, Работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить сотруднику (военнослужащему, работнику, государственному служащему) следующую информацию: наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес лица, предоставившего информацию, цель обработки персональных данных и ее правовое основание; предполагаемых пользователей персональных данных, установленные законом права сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего).

3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни Личного состава. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации Работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) только с его письменного согласия.

3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), Работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.1.7. Вести учет передачи персональных данных третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления работодателю), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана либо отметку об отказе в ее предоставлении, либо ограничиваться помещением в личное дело сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) выписок, копий документов и т.п., отражающих сведения о поступившем запросе и результатах его рассмотрения.

3.1.8. Защита персональных данных сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.1.9. Настоящее Положение доводится до сведения всего Личного состава персонально под роспись.

3.1.10. Личный состав не должен отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

4. Обязанности Личного состава

Сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий) обязан:

4.1. Передавать Работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ и Федеральным законодательством.

4.2. Своевременно в срок, не превышающий 5 дней, сообщать Работодателю об изменении своих персональных данных.

5. Права Личного состава

Сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий) имеет право:

5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.

5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

5.3. На доступ к медицинским данным.

5.4. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) он имеет право заявить в письменной форме Работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий) имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.5. Требовать об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

6. Сбор и обработка персональных данных

6.1. Сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий) предоставляет Работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные с имеющимися документами. Предоставление сотрудником (военнослужащим, работником, государственным служащим) подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора, контракта.

6.2. При поступлении на службу (работу) сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий) предоставляет персональные данные о себе в документированной форме. А именно:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на службу (работу), требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- в отдельных случаях с учетом специфики службы (работы) действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

6.3. Запрещается требовать от лица, поступающего на службу (работу), документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

6.4.  При заключении трудового договора, контракта и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении дополнительных документов:

- о возрасте детей;

- о беременности женщины;

- об инвалидности;

- о донорстве;

- о составе семьи;

- о доходе с предыдущего места работы;

- о необходимости ухода за больным членом семьи;

- прочие.

6.5. После того, как будет принято решение о приеме сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) на службу (работу), а также впоследствии в процессе трудовой деятельности к документам, содержащим персональные данные, также будут относиться:

- трудовой договор, контракт и приказ о приеме на работу;

- приказы о поощрениях и взысканиях;

- приказы об изменении условий трудового договора;

- служебная карточка;

- личное дело (материалы проверки по оперативным учетам и месту жительства; психологическая характеристика);

- другие документы.

6.6. Лица, получающие персональные данные Личного состава, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными в порядке, установленном федеральными законами.

6.7. Сотрудники (военнослужащие, работники, государственные служащие) не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Если в трудовом договоре, контракте будет содержаться норма об отказе от данного права, то в этой части трудовой договор, контракт будет считаться недействительным.

6.8. Работодатель, Личный состав и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных.

7. Хранение персональных данных

7.1. Сведения о Личном составе хранятся на бумажных носителях в помещении Управления кадров. Для этого используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются и опечатываются. Сведения располагаются в алфавитном порядке. Ключи от шкафов и сейфов, в которых хранятся сведения о Личном составе, находятся у инспекторов  Управления кадров, запасные - в Центре управления силами. Личные дела уволенных сотрудников (военнослужащих, работников, государственных служащих) хранятся в архиве Управления кадров в алфавитном порядке.

7.2. Конкретные обязанности по хранению личных дел, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек (дубликатов трудовых книжек), иных документов, отражающих персональные данные Личного состава, возлагаются на сотрудников Управления кадров и закрепляются в их должностных инструкциях.

7.3. В отношении некоторых документов действующим законодательством РФ могут быть установлены иные требования хранения, чем предусмотрено настоящим Положением. В таких случаях следует руководствоваться правилами, установленными соответствующим нормативным актом.

7.4. Сведения о Личном составе Главного управления могут также храниться на электронных носителях, доступ к которым ограничен паролем.

8. Доступ к персональным данным

8.1. Работодатель обеспечивает ограничение доступа кперсональным данным Личного состава лицам, не уполномоченным законом либо Работодателем для получения соответствующих сведений.

8.2. Внутренний доступ (доступ внутри Главного управления).

Право доступа к персональным данным Личного состава без специального разрешения имеют:

- начальник Главного управления;

- первый заместитель начальника Главного управления;

- первый заместитель начальника  Главного управления по ГПС;

- заместители начальника Главного управления;

- начальники  отделов и Управлений Главного управления;

- сотрудники Управления кадров Главного управления;

- сотрудники юридического отдела Главного управления;

- сотрудники кадровых органов подразделений Главного управления – в отношении персональных данных Личного состава соответствующих подразделений;

- начальники структурных подразделений - в отношении персональных данных Личного состава соответствующих подразделений;

- сотрудники УФЭ - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- сам сотрудник (военнослужащий, работник, государственный служащий), носитель данных.

8.3. Внешний доступ.

К числу массовых потребителей персональных данных вне Главного управления можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:

- правоохранительные органы;

- иные органы власти в соответствии с действующим законодательством РФ.

8.4. Другие организации.

Сведения о работающем или уже уволенном сотруднике (военнослужащем, работнике, государственном служащем) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) о согласии на предоставление информации.

8.5. Родственники и члены семей.

Персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с его письменного разрешения.

В случае развода бывшая супруга (супруг) имеет право обратиться в организацию с письменным запросом о размере заработной платы сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) без его согласия (ТК РФ).

8.6. При получении сведений, составляющих персональные данные работника, указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, заданий.

9. Передача персональных данных Личного состава

       9.1. При передаче персональных данных Личного состава Работодатель должен соблюдать следующие требования:

9.1.1. Не сообщать персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в других случаях, установленных законодательством РФ;

9.1.2. Предупредить лиц, получающих персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;

9.1.3. Осуществлять передачу персональных данных Личного состава в пределах Главного управления в соответствии с настоящим Положением;

9.1.4. Разрешать доступ к персональным данным Личного состава только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

9.1.5. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;

9.1.6. Передавать персональные данные сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) его представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом и настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

9.2. Данные требования установлены ст. 88 Трудового кодекса РФ и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудовых отношений.

10. Защита персональных данных

10.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных Личного состава все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только сотрудниками Управления кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.

10.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке Главного управления и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о Личном составе Главного управления.

10.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных Личного состава, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего) запрещается.

10.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные Личного состава, хранятся в сейфах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа и на стеллажах в отдельном помещении, оборудованном охранной сигнализацией.

10.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные Личного состава, должны быть защищены паролями доступа.

11. Ответственность за разглашение информации,

связанной с персональными данными

11.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных сотрудника (военнослужащего, работника, государственного служащего), несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

12. Заключительные положения

12.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения начальником Главного управления МЧС России по Свердловской области.

        12.2. Настоящее Положение доводится до сведения всего Личного состава Главного управления персонально под роспись (Приложение № 1 к настоящему Положению).